Integritetspolicy

Informationssäkerhetspolicy

Allmänt om vår lagring av personuppgifter

I detta dokument beskrivs hur vi hanterar personuppgifter i verksamheten. Dokumentet är internt och beskriver hur vi arbetar med lagring, varför vi lagrar vissa uppgifter samt hur vi skyddar uppgifterna från obehöriga samt spridning. Vi har även ett externt dokument som riktar sig till de personer som har kontakt med verksamheten. Detta dokument är vår dataskyddspolicy, vilken går att läsa på vår hemsida.

Journalföring enligt socialtjänstlagen

När det gäller de kvinnor som placeras i våra skyddade boenden enligt socialtjänstlagen ska allt som sker under tiden kvinnan är beviljad bistånd i form av boende dokumenteras genom journalföring. Journalen upprättas i en mapp som märks upp med för och efternamn och förvaras i låst dokumentskåp. Daganteckningar skrivs i journalanteckningarna i ett separat journalsystem. Dokumentskåpet ska stå i ett rum som endast behörig personal har nyckel till. Det är endast personal och ekonomiansvarig som har nyckel till dokumentskåpet.  Tillgång till journalen har endast anställd personal, undantagsvis kan särskilt delegerad medlem ha tillgång till journalen

Lagring av personuppgifter för stödsökande kvinnor

I vårt arbete lagrar vi vissa kontaktuppgifter till de kvinnor som söker sig till oss. De personuppgifter som lagras är kvinnans namn, eventuellt efternamn och telefonnummer. Utöver det antecknas även uppgifter om kvinnans utsatthet samt om hon har några barn. Om barnen är utsatta för våld antecknas även det. På samma blankett registreras datum för den första kontakten samt utförda insatser såsom stödsamtal, telefonsamtal och SMS.

Syftet med att lagra de stödsökande kvinnornas personuppgifter är flera. Vi behöver ha deras namn och telefonnummer för att kunna kontakta dem vid exempelvis sjukdom eller övriga anledningar till ombokning av tid. De kan alltid välja att vara anonyma. Utöver det behöver vi också kunna skilja på dem för att veta vem det är som ska komma på samtal en viss tid och dag. En ytterligare anledning till att det är nödvändigt att lagra vissa personuppgifter är att vi måste föra statistik över hur många kvinnor som kommer till oss, deras utsatthet samt om de har eventuella barn. Denna statistik ska bland annat användas i våra ansökningar om bidrag till verksamheten.

Vad gäller tillgång till de stödsökande kvinnornas personuppgifter är det endast de anställda som ska ha tillgång till dem. Pärmen med uppgifterna ska förvaras i låst säkerhetsklassat dokumentskåp. Endast anställda och ekonomiansvarig har nyckel till skåpet. Vi lagrar dessa personuppgifter innevarande år, dock längst i 15 månader. När blanketterna från föregående år ska raderas ska de strimlas i en dokumentförstörare.

Lagring av personuppgifter som skickas från polisen

I vår verksamhet mottar vi uppgifter från polisen om kvinnor som vill bli kontaktade av oss. Eftersom polisanmälan innehåller uppgifter om bl.a. adress lagrar vi inte denna. Efter att vi fått uppgifterna från polisen för vi över de uppgifter som är relevanta för oss, och som vi får lagra enligt vår policy kring stödsökande kvinnor, till vår egen blankett. När kontakt upptas med kvinnan ska blanketten placeras i den pärm där vi förvarar personuppgifter på stödsökande kvinnor.

När det gäller tillgång till de registrerade uppgifterna gäller samma rutiner som för övriga personuppgifter till stödsökande kvinnor.

Lagring av uppgifter i fysisk och elektronisk kalender

För vår löpande verksamhet använder vi oss av en fysisk kalender. I våra kalender ska endast förnamn på personer antecknas. Syftet med att vi lagrar dessa uppgifter i kalendern är för att kunna planera verksamheten med möten, samt för att kunna dokumentera den verksamhet vi genomför.

Lagring av information i de anställdas telefoner

I de anställdas telefoner finns kontaktuppgifter till stödsökande kvinnor som de är kontaktperson till. De personuppgifter som lagras är förnamn samt telefonnummer till personen. Syftet med att dessa kontaktuppgifter lagras är att de anställda och stödsökande ska kunna hålla kontakt med varandra via telefon och SMS. SMS och kontaktuppgifter till kvinnor ska raderas när kvinnorna inte längre är aktuella vid jouren. I de fall bilder tas på stödsökande kvinnor ska dessa inte sparas i någon av de anställdas telefoner. Om det är bilder eller filmer som behöver sparas ska de antingen skrivas ut och läggas i personens akt eller föras över till ett USB-minne som sedan förvaras i det låsta, säkerhetsklassade dokumentskåpet. Syftet med att vissa bilder eller filmer bör sparas är att de kan behövas som bevis vid en framtida polisanmälan.

På de anställdas telefoner får inga applikationer som kräver tillgång till kontakter eller bilder användas. De som är anställda som informatörer undantas från detta då de ej arbetar med stödsökande kvinnor utan endast arbetar med sociala medier. Om telefonen skulle försvinna ska detta polisanmälas. Telefonen ska också spärras.

Lagring av information i mejllådor

Alla mejl som skickas från någon kvinnojours-adress ska ha en automatisk signatur som informerar om gällande dataskyddspolicy. När kvinnor tar kontakt via kontaktformulär på hemsidan ska vi efter hantering se till att mejlet raderas. Om det är något som ska sparas ska det skrivas ut och läggas in i en upprättad akt. Akten ska förvaras i det låsta och säkerhetsklassade dokumentskåpet. Om en fil hämtas från ett mejl ska den raderas också från ”hämtade filer”. Endast anställda har tillgång till lösenordet till info@kvinnojour.net. Våra mejllådor ska rensas en gång varje månad. Det gäller både inkorg och skickat. Om du vill försäkra dig om att dina uppgifter har tagits bort så kan du skicka ett mejl till info@kvinnojour.net.

Lagring av dokument i datorer

De dokument som kan innehålla personuppgifter till kvinnor i våra datorer är intyg. Om ett intyg behöver sparas efter att det skickats till mottagaren ska det skrivas ut och läggas i en särskild mapp för intyg. Mappen ska förvaras i det låsta, säkerhetsklassade dokumentskåpet. Om deltagarlistor upprättas (t.ex. till ett event) ska denna raderas när eventet har genomförts.

Lagring av personuppgifter om medlemmar, styrelse och anställda

Vi för register över jourens medlemmar. När det avser aktiva medlemmar i registret uppges namn, adress, personnummer, mejladress och telefonnummer. Även styrelsemedlemmar och anställda upptas i detta register. När det avser stödmedlemmar finns namn, adress registrerat i det medlemsregistret. Medlemsregistret uppdateras kontinuerligt och om en medlem begär att bli borttagen kommer denna att tas bort. TYSTNADSPLIKT

För anställda sparas, utöver ovan angivna uppgifter, även lönespecifikationer och timlistor enligt bokföringslagen. För styrelsemedlemmar och volontärer finns register över ersättningar i form av arvode och reseersättningar. Arbetsgivarintyg och uppgifter om tjänstledighet och anställnings upphörande sparas också. I syfte att kunna kontakta anhöriga vid behov sparas även anhöriglistor när det gäller de anställda. Dessa listor raderas i samband med att en anställning avslutas.

Vi för även register över stödmedlemmar. De uppgifter som sparas är personens namn och adress. Uppgifterna sparas för att stödmedlemmarna ska kunna ta del av vårt medlemsblad.

Lagring av juridiska dokument tillhörande jourens jurist

För de juridiska klienter som kommer till jouren gäller längre arkiveringsregler. Enligt reglerna i arkiv- och bokföringslagen ska de handlingar som ska arkiveras gallras efter 10 år. De akter som arkiveras sparas i ett låst och säkerhetsklassat dokumentskåp som endast jourens anställda och styrelsen har tillgång till. När handlingarna ska gallras strimlas de i en dokumentstrimlare.